Praticamente tutti gli oggetti gestiti dall’applicazione hanno associata una anagrafica e tutte le anagrafiche presentano la stessa struttura di base. Ciascun oggetto poi integrerà i dati anagrafici con informazioni che specifiche. Questo ha consentito di realizzare una gestione unificata dei dati anagrafici e di poter effettuare ricerche globali in maniera più veloce.

Gli archivi anagrafici previsti sono:

1. Clienti (categoria, preferenze di pagamento e trattamento economico, tariffe applicate, ecc.),
2. Fornitori (operatività, tecnico curatore, ecc.,
3. Personale (informazioni sul rapporto di lavoro, provvigione, ecc.),
4. Corrieri (tariffario per regione/zona geografica/peso),
5. Agenti (inquadramento, provvigioni, ecc.),
6. Banche,
7. Tutti i documenti (vendita e acquisto, preventivi e ordini Clienti, impianti, interventi, ecc.)¹

Inoltre, le informazioni disponibili in anagrafica sono ricche e consentono la definizione di:

1. Indirizzi alternativi,
2. Contatti (ulteriori nominativi associati e rispettivo ruolo),
3. Immagini e documenti allegati,
4. La posizione geografica con la possibilità di ottenere la mappa e il percorso dall’azienda,
5. Un profilo utente (solo per alcuni soggetti) che consente l’accesso ai dati di pertinenza attraverso applicativi (da sviluppare).,

¹ L’anagrafica dei documenti, oltre ai dati di base, presentano in più solo gli allegati.

A tutte le anagrafiche (quindi sia soggetti, sia documenti, scadenze ecc.) possono assere allegati documenti e immagini. I file possono essere caricati dal computer, oppure direttamente da un indirizzo Internet. E’ anche possibile effettuare la scansione di immagini direttamente dal gestionale o semplicemente effettuarne il drag and drop nella finestra degli allegati (in questo modo è possibile addirittura inserire messaggi e-mail comprensivi di allegati direttamente da MS Outlook!).

Tramite una finestra di ricerca globale sarà facile rintracciare la documentazione relativa ad un certo Cliente, oppure ad una determinata vendita o intervento di assistenza tecnica. Per consentire anche ricerche incrociate agli allegati possono essere associati degli argomenti.

La gestione degli Articoli è completa e prevede, tra l’altro:

1. Categorizzazione per serie, settore merceologico e categoria/sottocategoria merceologica; in base ad essa è possibile generare un codice automatico,
2. Assegnazione di centro di costo, causale IVA e reverse charge,
3. Tempo di installazione,
4. Livello di riordino,
5. Una o più unità di misura secondarie e coefficiente in rapporto a quella principale,
6. Prezzo base,
7. Uno o più fornitori (3 livelli di sconto) o descrizione della distinta base,
8. Identificativi,
9. Articoli correlati (accessori o alternativi),
10. Scheda tecnica.

Con HR Gest – Azienda è possibile gestire i seguenti documenti:

• Documenti di trasporto Clienti e Fornitori,
• Fatture Clienti e Fornitori,
• Tempo di installazione,
• Note di credito Clienti e Fornitori,
• Fatture proforma,
• Carico/scarico Magazzino,
• Ritenute di acconto,
• Stipendi (forma semplificata).

Per ogni documento, oltre alle impostazioni automatizzate in base alle opzioni di trattamento dei Clienti/Fornitori (Causale IVA, Centro di costo, listino applicato, ecc.) è possibile definire lo scadenzario dei pagamenti (con calcolo automatico in base alla modalità di pagamento selezionata) e allegare immagini e documenti.

E’ disponibile una finestra integrata per effettuare ricerche su tutti i documenti contemporaneamente.